Auswahl von IT-Verfahren

Der Dauerbrenner in vielen Verwaltungen: Was kostet ein neues IT-Verfahren und was haben wir davon?

Infolge der zunehmenden Digitalisierung besteht für die Verwaltungen ein kontinuierlicher Bedarf, die vorhandene IT-Systemlandschaft zu modernisieren und neue IT-Systeme zu beschaffen.

Als unabhängiges Institut unterstützt IMAKA den der Beschaffung vorgelagerten Auswahlprozess im Rahmen der Modernisierung oder Neueinführung eines IT-Verfahrens. Bei der Begleitung verlassen wir uns nicht auf die Werbeaussagen bekannter Softwarehersteller, sondern fühlen den Systemanbietern „auf den Zahn“. Dabei werden unterschiedlichste Dimensionen beleuchtet:

• Welche Geschäftsprozesse sollen unterstützt werden? Welche Prozesse können und sollen automatisiert werden und an welcher Stelle verbleiben manuelle Prozesse, ggf. verbunden mit einem Medienbruch?
• Wie kann das IT-System an die eigene Organisation angepasst werden, damit zukünftige Geschäftsprozesse möglichst optimal unterstützt werden? Wo sind Möglichkeiten und wo Grenzen?
• Über welche Schnittstellen verfügt das System? In welchem Format können und sollen Daten zwischen vorhandenen IT-Systemen ausgetauscht werden? Dies fängt bei der Integration eines zentralen Verzeichnisdienstes an, geht über die Integration vorhandener Fachverfahren, bspw. in der Jugend- und Sozialhilfe und endet schließlich bei der (möglichst automatisierten) Verarbeitung von Bescheiden oder Rechnungen.
• Wie leistungsfähig ist das System, wie offen sind die Schnittstellen und wie kann sichergestellt werden, dass das IT-System auch bei zukünftigen Anforderungen mitwachsen kann und dabei immer noch in die dann bestehende IT-Systemlandschaft passt?

Die Ergebnisse dieser Analyse- und Bewertungsphase können zum einen in eine Leistungsbeschreibung einfließen, wenn es darum geht, ein neues IT-System zu beschaffen und das wirtschaftlichste unter mehreren angebotenen Systemen auszuwählen. Hierbei kann IMAKA sowohl während der Analysephase unterstützten als auch den weiteren Auswahlprozess gemeinsam mit der Vergabestelle begleiten.

Auf der anderen Seite kann diese Methode auch bei der Weiterentwicklung von IT-Fachverfahren angewandt werden, bspw. wenn es darum geht, vorhandene Systeme zu integrieren und damit digitalisierte Prozesse wie bspw. System-übergreifende Genehmigungsprozesse abbilden zu können.

IMAKA Institut für Management GmbH hat in den letzten Jahren Auswahlprozesse für die Neuanschaffung, bzw. Weiterentwicklung von IT-Systemen in den Bereichen Dokumentenmanagement, Vertragsmanagement, Interne Kontrollsysteme sowie bei der Beschaffung von IT-Fachverfahren in den Rechtskreisen SGB II, SGB VIII und SGB XII unterstützt – sowohl auf Landesebene als auch in zahlreichen Kommunalverwaltungen.